Privatlivspolitik – Ole Kirk’s Fond

Hos Ole Kirk’s Fond (”Ole Kirk’s Fond”, ”os”, ”vi” eller ”vores”) prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed højt. I denne privatlivspolitik kan du læse nærmere om Ole Kirk’s Fonds behandling af dine personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside www.olekirksfond.dk eller på anden vis interagerer med os.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Ole Kirk’s Fond
Koldingvej 2
7190 Billund
CVR-nr.: 11687199

Hvis du har spørgsmål omkring vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på telefon: [+45] 2687 0000 eller e-mail: info@olekirksfond.dk

2. Formål, behandlingsgrundlag og typer af personoplysninger
Vi har nedenfor beskrevet med hvilke formål, vi behandler dine personoplysninger, når du interagerer med Ole Kirk’s Fond.

a) Ansøgninger
Uanset om du ønsker at søge om støtte som privatperson eller på vegne af en juridisk enhed (forening, selvejende institution, virksomhed m.fl.), skal du ansøge gennem fondens hjemmeside, hvor du finder et link til ansøgningssystemet. Du vil som en del af ansøgningsforløbet blive bedt om en række oplysninger, herunder personoplysninger. Vi vil herefter behandle personoplysningerne for at kunne sagsbehandle og besvare ansøgningen. Vi behandler typisk følgende personoplysninger: navn, adresse, e-mail, telefonnummer og evt. navn på den juridiske enhed samt indholdet af din ansøgning.

I forbindelse med ansøgninger til fonden og vores vurdering af, om vi ønsker at indgå en aftale om tildeling af støtte, anvender vi databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b som behandlingsgrundlag.

Hvor vi er pålagt ved lov at behandle dine personoplysninger, behandles de med hjemmel i databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(c) (retlig forpligtelse); Det kan fx være i forbindelse med indberetning til SKAT eller for at overholde gældende fondslovgivning.

Ansøgere opfordres til alene at angive personoplysninger, der er relevante for ansøgningen, samt ikke at angive følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Hvis der opgives sådanne oplysninger om andre personer, må andre personers navne eller kontaktoplysninger ikke angives, medmindre dette er nødvendigt og altid aftalt med vedkommende. Oplysninger angivet i forbindelse med ansøgningen behandles af Ole Kirk’s Fonds sekretariat og bestyrelse.

Ansøger du som privatperson, behandler Ole Kirks Fond ligeledes fortrolige oplysninger om dig i form af dit cpr-nummer. Det sker, for at Ole Kirk’s Fond kan indberette evt. støtte til SKAT jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 nr. 1.  

Til efterfølgende administration i tilfælde af, at du som privatperson modtager støtte fra Ole Kirk’s Fond, vil det være i vores legitime interesse at kunne administrere tildelingen af legat eller anden bevilling (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f) som følge af vores retlige forpligtelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) og som følge af den aftale, vi har indgået med dig om tildeling af støtte (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig/jer og opbevarer dem kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål.

Vi opbevarer persondata fra private ansøgere som følger:

      • Afslag 18 måneder, hvilket giver fonden mulighed for at samstemme tidligere afslag og nye ansøgninger i en kortere periode.
      • Bevillinger 10 år efter sidste udbetaling, hvorefter de anonymiseres. Slettefristen er begrundet i behovet for dokumentation overfor SKAT og fondsmyndigheder. 

Vi opbevarer persondata fra juridiske enheder som følger:

      • Afslag 36 måneder, hvilket giver mulighed for at samstemme tidligere afslag med nye eller reviderede ansøgninger fra juridiske enheder, som ofte søger fondsmidler.
      • Bevillinger 10 år efter sidste udbetaling, hvorefter data omhandlende bevillingen gemmes i vores historiske arkiv. Slettefristen er begrundet i behovet for dokumentation overfor SKAT og fondsmyndigheder, samt ønsket om at kunne følge fondens udvikling og indvirkning på samfundet igennem tid.

Opbevaring i fondsarkiv sker uden tidsbegrænsning til arkivformål.

b) Andre henvendelser

Hvis du kontakter os med andre henvendelser, via vores hjemmeside, på e-mail eller anden vis, vil vi behandle dine personoplysninger for at kunne kommunikere med dig. Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1) (f) (interesseafvejningsreglen), som behandlingsgrundlag for denne behandling, da det er nødvendigt for at kunne besvare din henvendelse og kommunikere med dig.

Vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig og opbevarer dem kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål.

c) Brug af vores hjemmeside

Når du tilgår vores hjemmeside, bruger vi cookies for at indsamle personoplysninger om din færden på hjemmesiden. Du kan læse mere om dette og få et link til disse tredjepartudbyderes privatlivspolitikker i cookieoversigten, som kan tilgås via vores Cookie politik (olekirksfond.dk).

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside som beskrevet ovenfor og yderligere beskrevet i vores cookieoversigt, på baggrund af databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (a) (samtykke). Vi kan dog også anvende databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) (interesseafvejningsreglen) i forhold til cookies, der er nødvendige for hjemmesidens funktion. Vores interesse er at sikre dig den bedst mulige oplevelse på hjemmesiden.

Du kan læse mere om brugen af cookies i vores Cookie politik (olekirksfond.dk). Du kan tilbagekalde eller ændre dit samtykke ved at afvise cookies i cookieoversigten (nederst i cookieoversigten) eller ved at blokere og slette cookies i din browsers indstillinger.

Cookies fortsætter med at indsamle eller gemme data, i det tidsrum der er anført i cookiepolitikken.

d) Leverandører

I forbindelse med kontraktindgåelse, kontraktuelle drøftelser, ad-hoc leverancer eller drøftelser om dette, kan vi behandle personoplysninger. Vi behandler typisk navn, stilling, mailadresse, korrespondance, telefonnummer, oplysninger om prokura og de oplysninger, der fremgår af din autosignatur. 

Formålet med behandlingen er at administrere vores kontrakter med vores leverandører, hjemtage varer, undersøge nye leverandørforhold og have overblik over potentielle og kommende forretningspartnere.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) (interesseafvejningsreglen) som grundlag for vores behandling af dine personoplysninger, da det er nødvendigt at registrere disse personoplysninger for at kunne kontakte vores nuværende og fremtidige leverandører. Vi anvender ligeledes databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som grundlag for vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med indgåelse af kontrakter eller administration af eksisterende kontrakter. 

De oplysninger, vi behandler, stammer som udgangspunkt fra dig eller dine kollegaer i den juridiske enhed, som du repræsenterer eller er ansat i.

Personoplysningerne slettes, når de ikke længere er relevante for det formål, de er indhentet til. Det kan f.eks. være i tilfælde af, at forhandlinger ikke fører til indgåelse af en kontrakt, 72 måneder efter en kontrakt er ophørt eller ved udløb af en forældelsesfrist.

3. Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med selvstændige dataansvarlige, hvis vi er forpligtet til at gøre det, eller hvis det er nødvendigt for at opfylde det relevante formål. Disse kategorier af modtagere er:

  • Skattemyndigheder
    • I forbindelse med din ansøgning vil der på baggrund af det valgte formål (forud angivet i systemet) blive genereret en skatteindberetningskode, som bruges til indberetning til SKAT. Det valgte formål vil derfor udløse den foruddefinerede skatteindberetningskode. Indberetningen beror på gældende lovgivning og er nødvendig for at kunne opfylde en aftale om tildeling af støtte til projektet.
  • Revisorer
  • Rådgivere
  • Banker
  • Andre offentlige myndigheder

Vi kan også overdrage dine personoplysninger til vores databehandlere. Sådanne overdragelser er underlagt en databehandleraftale, og databehandleren må ikke bruge dine oplysninger til andre formål end at behandle dem på vegne af os. Disse kategorier af databehandlere er:

  • IT-leverandører
  • Konsulenter
  • Sikkerhedsudbydere
  • Digitale bureauer
  • Servicecentre
  • Andre leverandører af ydelser, som Ole Kirk’s Fond arbejder sammen med.
    • Vi anvender NemID/MitID til at validere ansøgere enten via privat NemID/MitID- eller NemID medarbejdersignatur/MitID Erhverv. Vi modtager i den forbindelse CPR-nummer på private ansøgere.

4. Behandling af personoplysninger uden for EU/EØS

Ole Kirk’s Fond kan overføre, opbevare eller behandle dine oplysninger (inkl. personoplysninger og indhold) uden for Danmark.

Generelt opbevarer vi data inden for EU/EØS. Dine personoplysninger kan dog blive overført eller tilgået fra lande uden for EU/EØS. Hvis dine personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, vil en sådan overførsel ske på følgende juridiske grundlag:

  1. Bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules)
  2. Landet er godkendt af EU-Kommissionen som havende et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
  3. Hvis landet ikke er godkendt af EU-Kommission som havende et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, vil vi sikre overførsel på følgende måde:
    • Ved brug af EU-Kommissionens standard-kontraktbestemmelser
    • Ved indhentelse af dit samtykke til overførslen

Vi anvender Microsoft Office 365 med dataopbevaring inden for EU/EØS. Det kan dog forekomme, at data overføres eller tilgås fra lokationer i tredjelande. Skulle dette være tilfældet, vil overførselsgrundlaget være EU-kommissionens standardkontrakter.

5. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene i pkt 2. Du kan finde de specifikke slettefrister i pkt. 2 under det relevante formål.  

Finansielle oplysninger, der opbevares under henvisning til bogføringsloven, opbevares i 72 måneder, hvorefter de slettes.

6. Tilbagekaldelse af samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet til os. Samtykke kan tilbagekaldes ved at kontakte os på kontaktoplysningerne angivet ovenfor i afsnit 1. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

7. Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

  • Du har ret til at få indsigt i, og få rettet eller slettet de oplysninger, som vi behandler om dig.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Du har ubetinget ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger i markedsføringsøjemed.
  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Bemærk, at der kan være betingelser eller begrænsninger i disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. altid har ret til dataportabilitet – det afhænger af de specifikke omstændigheder omkring behandlingsaktiviteten.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os via e-mail: info@olekirkfond.dk eller kontaktinformationerne ovenfor i pkt. 1. Hvis du kontakter os via info@olekirkfond.dk , vil det være nødvendigt at få bekræftet din identitet af sikkerhedshensyn.

8. Ændring af denne Privatlivspolitik

Vi opdaterer kontinuerligt denne Privatlivspolitik for at sikre os, at vi giver dig så præcis information som muligt, samt for at sikre os, at vi overholder gældende lovgivning. Dette medfører, at vi løbende vil opdatere og ændre denne Privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende version af denne Privatlivspolitik kan findes ved at følge dette link: Privatlivspolitik (olekirksfond.dk)

9. Links til andre hjemmesider

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede sider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet på andre selskabers hjemmesider eller for sådanne selskabers procedurer for indsamling af personoplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, bør du læse disse siders privatlivspolitikker og andre relevante politikker.

10. Spørgsmål og klager

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik, eller hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, så kontakt os venligst på kontaktoplysningerne angivet ovenfor i afsnit 1.

Du kan også klage til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

DK-2500 Valby

T: +45 33 19 32 00

E: dt@datatilsynet.dk

 

Denne Privatlivspolitik er senest opdateret januar 2023