Den 1. juli 2026 skifter vi ansøgningssystem i Ole Kirk’s Fond med målet om at gøre administrationen mere brugervenligt for vores ansøgere samt lette sagsbehandlingen internt.
I overgangsperioden fra medio maj og indtil vi går i luften med det nye system i den 1. juli, vil der være ændringer i datoer og procedurer for indsendelse af ansøgninger, udbetalingsanmodninger og afrapportering, som ansøgere og bevillingsmodtagere skal være opmærksomme på.
I overgangsperioden indtil den 1. juli
I overgangsperioden indtil vi går i luften med den nye ansøgningsportal vil der være følgende ændringer: For jer der vil ansøge Ole Kirk’s Fond
Ansøgningsfrister og overgang:
- Ansøgninger over 150.000 kr. Det nuværende ansøgningssystem lukker ned for modtagelse af ansøgninger over 150.000 kr. i perioden 15. maj og frem til den 1. juli, hvorefter ansøgningerne skal indsendes via det nye system (nærmere info følger på fondens hjemmeside i juni måned). Vær i den forbindelse opmærksom på, at ansøgningsfristen er den 15. juli for de ansøgninger, som skal behandles på fondens bestyrelsesmøde i 3. kvartal.
- Ansøgninger under 150.000 kr. kan indsendes i det nuværende system helt frem til 15. juni 2026, hvorefter de skal indsendes via det nye ansøgningssystem fra den 1. juli
- For jer, der vil anmode om at få udbetalt en bevilling (eller en rateudbetaling)
Udbetalingsanmodninger: En udbetalingsanmodning kan se indsendes i det nuværende system frem til den 30. juni. Vi anbefaler dog at det sker så tidligt som muligt i juni måned. I perioden 1. juli til den 1. september kan der ikke anmodes om udbetaling på en eksisterende bevilling.
Eksisterende bevillingsmodtagere får i august måned nærmere besked omkring overgangen til det nye system, herunder information om hvordan der oprettes en profil i det nye system. - For jer, der skal indsende afrapportering
Afrapportering og statusrapporter kan indsendes i det gamle system frem til 30. juni. Herefter vil afrapporteringer først kunne indsendes i det nye system fra den 1. september (falder deadline for afrapportering i perioden 1. juli til 30. august, så indsendes materialet blot, når det nye system åbner den 1. september.
Efter vi er gået live med den nye ansøgningsportal
Når vi giver adgang til den nye ansøgningsportal i juli måned, vil vi fortsat have åben for adgang til det gamle system, så det er muligt at se eksisterende bevillinger. Dvs. der vil være link til to platforme på fondens hjemmeside Det gamle system lukkes først ned den 31. juli. Det betyder i praksis:
- Nye ansøgere kan oprette sig på den nye ansøgningsportal fra 1. juli.
Eksisterende bevillingsmodtagere kan fortsat logge ind i det gamle system indtil den 31. juli. Fra 1. august til medio august vil eksisterende bevillingsmodtagere ikke have adgang til deres bevilling(er), hverken i den gamle eller den nye ansøgningsportal.
- For jer, som er aktive bevillingsmodtagere
I august vil alle, som har aktive bevillinger hos Ole Kirk’s Fond, modtage en mail om, at deres bevilling nu kan findes i det nye fondssystem, og at de skal oprette en profil. Alt information angående en eksisterende bevilling bliver automatisk tilknyttet den nye profil, som oprettes af en organisation med en aktiv bevilling hos fonden.
Mailen vil indeholde detaljeret information om, hvordan I opretter profilen, og hvor I kan henvende jer for hjælp. Herefter vil al kommunikation inkl. udbetalingsanmodninger, afrapporteringer o.l. foregå i det nye system.
Kontakt sekretariatet for yderligere spørgsmål
Har du spørgsmål til ovenstående kan du kontakte fonden på info@olekirksfond.dk eller ringe til sekretariatet på telefon +45 26870000 mandag – tirsdag fra kl.12.30 - 15.30 eller onsdag – fredag fra kl.8.00 – 11.30.
